Généralités

Les conditions générales sont valables dans le cadre de la mise à disposition des salles de conférences et de banquets de l’hôtel, pour la réalisation de manifestation, de même que pour toutes autres prestations et livraison s’y rapportant. Elles font parties intégrantes du devis ou facture.
Les conditions générales de ventes de l’hôtel prévalent sur les conditions générales d’achat ou du client réorganisateur.

Les conditions générales s’appliquent comme ci-après.

 

ARTICLE 1 : Confirmation de réservation

Le client doit confirmer sa réservation avant la date d’option et retourner à l’établissement, un exemplaire du devis et des conditions générales de ventes dûment daté et signé par le Client, revêtu de la mention « Bon pour accord » et de son cachet.
Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement des arrhes visées à l’article 5 qui constitue une condition substantielle et déterminante de la réservation. A défaut de versement des arrhes, l’établissement ne confirme pas la réservation et ne garantie pas la disponibilité des espaces et des chambres réservées.

 

ARTICLE 2 : Organisation de la réservation

 

2.1) Chambres :

Le Client doit adresser par écrit (fax, email ou courrier) à l’établissement concerné, la liste nominative des participants à la convention et de l’attribution des chambres, au plus tard 8 jours avant la date d’arrivée prévue. Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 16 heures le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 11h le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.

 

2.2) Couverts :

Le Client doit préciser par écrit (fax, email ou courrier) adressé à l’établissement concerné le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 8 jours ouvrables avant la date de début de la manifestation. La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article des présentes conditions.
Le Client doit confirmer son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, …) au plus tard 8 jours ouvrables avant la date de la manifestation. Au delà l’hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le client.

 

2.3) Mise a disposition des espaces :

Le Client devra informer l’établissement concerné avant la date de l’événement, de modifications sensibles du nombre de participants à la manifestation.
En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement.

 

2.4) Modification du nombre de participants :

La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation, qu’il s’agisse notamment d’hébergement, de restauration ou d’espaces loués. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception du complément d’arrhes correspondant au différentiel de réservation.

 

ARTICLE 3 : Modification des prestations :

Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit à l’établissement concerné. Faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le Client.

 

ARTICLE 4 : Annulation :

Tarif Flexible : 100% du montant total TTC des prestations seront facturées si l’annulation intervient moins de 3 jours avant votre arrivée. 
Tarif Non Remboursable : Aucune annulation n’est possible. 100% du montant total des prestations seront facturés.

Dans l’hypothèse d’une annulation partielle, les montants ci-dessus seront conservés ou facturés en proportion du nombre de personnes annulées.

Dans tous les cas, pour les devis personnalisés, l'acompte demandé de 30% ne pourra jamais être restitué en cas d’annulation

 

ARTICLE 5 : Prix-Règlement :

5.1) Acomptes :

 

Toute réservation ayant fait l’objet d’un devis personnalisé pour un évènement ou un séminaire doit, pour être enregistrée, faire l’objet, au moment de la signature du devis, du versement des arrhes de 30% du montant total TTC de la prestation.

Pour les autres réservations (en ligne, au téléphone, en présentiel, et par mail) :

Tarif Non Remboursable : 100% du séjour sera prélevé à la confirmation de la réservation. 

Tarif Flexible : Aucun acompte n’est demandé

 

5.2) Prix/Règlement :

 

Les tarifs sont exprimés en euros. Ils sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au client. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les Tarifs sont majorés de la taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de modification législative et/ou réglementaire, susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.…
Le paiement des prestations doit être réalisé dans un délai de 20 jours à compter de la réception de la facture.

 

5.3) Règlement individuel :

 

Le règlement des extras (blanchisserie, minibar, téléphone, etc.…) et autre prestation réclamées individuellement à l’un ou plusieurs des participants, sera assuré directement par les participants concernés à la réception de l’établissement avant leur départ (paiement individuel)
A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis (extra, repas…), la facture sera adressée au Client qui s’engage à la régler au plus tard dans les 5 jours de la date de la facture.

 

ARTICLE 6 : Ventes ambulantes :

 

Le Client s’engage à fournir à l’hôtel l’autorisation écrite municipale obligatoire, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité. En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale, les ventes ne peuvent excéder 2 mois par l’année civile dans un même établissement.

 

ARTICLE 7 : Reportage photographie :

Le Client est prié d’informer au préalable l’établissement concerné de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.

 

ARTICLE 8 : Droits d’auteur : 

Le Client doit faire son affaire personnelle de toutes déclarations et du paiement de tous droits notamment à la SACEM, pour la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, disques, etc…)

 

ARTICLE 9 : Annonces et affichages : 

Toutes utilisations du nom et/ou logo de l’établissement pour des annonces et affichages et toute utilisation du nom et/ou logo du client dans l’établissement doivent faire l’objet d’une autorisation écrite.

 

ARTICLE 10 : Discipline, perte et dommage, responsabilité et assurances :

 

La bonne tenue physique et morale est de rigueur.
Sont interdit les actes susceptibles d’entraîner une gêne pour le public, de provoquer des troubles, de causer des dommages matériels.
L’hôtel met en garde toute personne qui ne se conformera pas aux prescriptions du présent règlement et, dans les cas extrêmes d’agitation et de mauvaise tenue, fera appel aux services de la sécurité.
Un état des lieux sera établi avant et après la manifestation, un rapport sera rédigé si des usagers ont dégradé du matériel. Le coût des réparations résultant de ces dégradations sera à la charge du client-organisateur.
En aucun cas l’établissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie, la perte ou le vol susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le client ou les participants à l’occasion de la prestation fournie par l’établissement. Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants.

 

ARTICLE 11 : Recommandations :

L’organisateur s’oblige à n’inviter que des personnes dont le comportement ne soit susceptible de porter en aucune manière préjudice à l’hôtel qui se réserve le droit d’intervenir si nécessaire. Vous ne pourrez pas apporter de l’extérieur quelque boisson ou nourriture que ce soit mis à part si un droit de bouchon a été établi au préalable.

 

ARTICLE 12 : Litiges :

Toute réclamation devra être adressée par courrier recommandé A/R à l’hôtel concerné au plus tard 30 jours après la date de départ de l’hôtel.
Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte.
Pour tout litige qui pourrait naître de l’interprétation ou de l’exécution des présentes conditions, le différent sera soumis au Tribunal de Commerce du lieu où se trouve l’hôtel.

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Médiateur de la consommation : UMIH 14 - Pont-l'Evêque : 11, route de Rouen - 14130 Pont l'Evêque / Tél: 02.31.64.37.07